公共管理论文 ：职能鉴定的提出及其引起的思考[1]

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面对电子文件和现代档案工作，国外的一些档案部门，采用了鉴定政府职能而非鉴定单份文件的方法。他们认为鉴定首先并不是集中在单份文件上，而是关注机构活动的有机联系，分析和鉴定政府职能、计划、活动和业务的重要性。如果说，传统的“直接鉴定法”是针对单份文件或案卷进行的，那么，“职能鉴定”就是一种“批处理”的鉴定方法。

据美国的一家数据研究机构统计和预测，１９９８年美国的Ｅｍａｉｌ使用者每天发送５００万条Ｅｍａｉｌ信息，而这一数据在１９９４年仅仅是５０万条，据预测，到２００２年这一数据将达到１５亿条。１９９８年，该国的一家位于旧金山的网上职业代理公司发现他们每个星期收到的Ｅｍａｉｌ比电话多得多，达到１０００条。这迫使该公司不得不思考该如何管理电子邮件。这家公司在美国名不见经传，由此可以想见电子信息是以一种什么样的规模充斥着现代化的机构。因此西方国家的档案工作者提出“职能鉴定”，强调分析文件所反映的“职能”比分析文件的“内容”更重要；考虑机构的哪些职能活动、哪些工作更重要，并把相关的文件保存下来，比逐件的阅读文件本身更有效。这个例子只是说明“职能鉴定”的基本思路。实际上，我们后面还会讨论，虽然电子文件的产生是“职能鉴定”得以提出和实现的契机，但“职能鉴定”中所包含和体现的思想却要丰富得多。

一、职能鉴定法形成的四个原因

一　档案理论的思想基础从国家模式到社会模式的转化

有关鉴定的理论最早见于英国的希拉里·詹金逊于１９２２年写成的《档案管理手册》。在这部书中，他提出“档案是公共凭证的道德捍卫，档案工作人员的信条是凭证的神圣性不可侵犯。”希拉里·詹金逊认为，文件是行政活动和事务处理的原始凭证。不能有非形成者的人为干预，否则会损害文件的原始凭证性，所以他提出，不应由档案人员鉴定文件，档案人员的职责是保管档案而非制造档案，他提出应由文件的形成者从事减少大量堆积文件的工作，只有行政官员才是选留和销毁文件的唯一代理人。希拉里之后的许多档案工作者都曾经对他的有关鉴定执行者的观点提出过异议，由于给予行政人员较多的信任和权利，并且不存在某种监督的措施，使得行政人员可能出于一己私利或小集团的利益而故意销毁或剔除那些对其不利的文件。有关学者认为，这种观点走入极端，会导致行政意志和国家意志塑造档案。

二十世纪四、五十年代，面对激增的机关文件，美国的档案工作者开始积极地寻找管理现代档案的方法，其中Ｔ·Ｒ·谢伦伯格在《现代档案——原则与方法》１９５６年　中发展了美国当时另几位档案工作者的观点：档案工作的重点已由保管文件转变为挑选适合保管的文件，并提出了档案鉴定的标准。谢伦伯格认为，档案只是档案人员从大量原始文件整体中选出的适于保存的极小部分，鉴定时主要应关注档案从属价值中的情报价值。情报价值反映了研究者的利用需求，因此可以看出这一鉴定观点也就意味着，以历史学家的实际利用需求或预期利用需求，作为档案鉴定的最重要的标准。这种鉴定理论也并未在档案界达成共识，有的学者认为这样会使档案馆藏只能满足狭隘的研究需要，无法广泛地反映人类生活的方方面面。更严重的问题是，“利用决定论将破坏文件在其形成者业务活动中形成的有机联系”。

“形成者鉴定论”和“利用决定论”是档案学鉴定理论发展中的两个具有代表性的观点。从中可以看到传统档案鉴定理论具有两个鲜明的特点，其一是传统鉴定理论着重于档案价值的鉴定，即主要研究档案有用性的鉴定；其二是传统档案鉴定理论和方法主要来源于对档案价值主体的确认。传统档案鉴定理论主要由三部分组成：鉴定标准、鉴定主体和鉴定方法，其中鉴定标准尤为重要，鉴定主体和鉴定方法的确立都围绕着如何最优地执行这项标准而展开，而档案鉴定标准取决于档案价值主体的需求。从这一角度出发来观察两种传统的鉴定理论，可以发现，他们所关注的与档案这一客体发生关系的主体并不一样。希拉里·詹金逊强调档案对行政管理的凭证作用，因此他主张由行政官员制订鉴定标准并执行档案的鉴定，而Ｔ·Ｒ·谢伦伯格强调档案对历史研究者的情报价值，主张档案工作者依据研究者的利用需求来鉴定档案的价值。希拉里和谢伦伯格的鉴定理论的本质区别正在于价值主体的不同。那么这两种价值主体就代表了档案价值发挥的全部的潜在“市场”吗随着档案学理论的不断发展，回答自然是“不”。

正如Ｔ·库克所言：“本世纪档案论述的主题是，根据国家档案概念建立起来的以司法——行政管理为基础的档案工作向建立在更广泛的公共政策和利用基础上的社会——文化档案概念的变革。”他接下来又作了更为深刻和具体的阐述：“从荷兰学者所处的时代到詹金逊、卡萨诺瓦时代，直至美国注重政府文件管理的时代，档案事业在传统上是由一个国家建立，为这个国家服务，作为该国政治结构和机构文件的组成部分。档案理论因此在国公共管理论文