公共管理论文：从世界范围研究文件与档案的本质区别 ——从电子文件的网络实时归档说起[1]

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关于文件与档案的本质区别，在我国，从上个世纪３０年代到现在，研究的文章恐怕已有成百上千。我今天又来唠叨这个问题，是因为自从电子文件的“网络实时归档”和“介质实体归档”两种新事物出现以后，便有了一个问题：如何为之定性呢？它们是否都为一般意义上理解的“归档”？电子文件是从何时开始转化为“档案”的？从“网络归档”开始，还是从“介质归档”开始？我认为这个问题的解决，对如何设计我国的电子文件管理系统有重大关系。

在我国迄今为止，对上述问题的回答是不同的。有人认为：网络归档已经是归档，因为从这个时候开始，文件已经由档案部门管理控制；有人则认为：介质归档才是归档，因为这个时候文书处理程序已经完毕，文件已被稳定地保存了下来。究竟孰是孰非？我认为两种说法都有道理，不能贸然下断语，肯定一个，否定另一个。为了能对此讲出个究竟来，笔者认为有必要重提“文件与档案本质区别”这个老话题，对此重新加以剖析。因为只有对这个问题有更深入一步的认识，才有可能对“网络归档”等新事物做出正确的判断。

如何研究文件与档案的本质区别？我认为不能再炒冷饭，而应该有新思维，即应该从新角度研究问题。以往，我们研究文件与档案的关系，都是根据我国流行的档案概念，从这个概念出发与文件概念做比较来进行研究的。然而，我们都知道世界各国的档案概念有不小的差别，仅仅从一国的档案概念出发研究，应该说其研究基础比较狭小，所得到的结论不可能十分深入，其正确反映客观规律的程度也就受到了限制。为此，应该拓宽研究基础，放眼全球，把所有国家的档案概念和一切形式、种类的文件（包括电子文件）都包容在我们的研究范围之内。这样才有可能充分揭示“放之四海而皆准”的客观规律。

在我国档案界经常听到这样的议论：应该建设有中国特色的档案事业。这无疑是完全正确的。每个国家有自己不同的国情，档案工作必须在各国不同国情的基础上运作，故而必然应该有自己的特色。与之相适应，应用档案学在不同的国家也会各有特色。但是，对以描述客观规律为己任的档案学基础理论而言，就不应该有各国自己的特色。正如陈兆教授指出的那样：“特色太多就不一定是件好事了。因为档案学的理论、原则，特别是档案学基础理论，只适用于本国，不适用于大多数国家，就不是真正的科学理论。”［１］
文件与档案的关系当然属于档案学基础理论问题。虽然各国的档案概念有差异，但也有共同点。我认为只要找出这个共同点，就可以对文件与档案的本质区别有更深刻的认识，从而找到世界各国都能认同的区分文件与档案的标志。

从世界范围来看，大家都同意这样一个观点：档案是由文件“转化”而来的（不过，我国也有人提出“档案并非都是由文件转化的”。对此，笔者已在《论文件运动的特殊形式—跳跃与回流》［２］一文中作了回答，有兴趣者可以参阅）。“转化”就是运动。我想，因此也就可以承认：文件运动到一定阶段便成了档案。［３］那么，文件运动到什么阶段就变成了档案呢？为此有必要从这个角度来再次重温世界上主要有哪几种类型的档案概念。关于这个问题，笔者已经在与傅荣校合作的新著《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》（中国档案出版社１９９９年９月出版）以及自１９９６年以来的多篇文章中作过介绍，这里只再简单重提：

第一种类型的档案概念以美国为代表，由于主张“档案是经鉴定值得永久保存的文件”而在实际上认为，“文件只有运动到最后阶段，确实具有历史价值而藏入档案馆并被永久保存，才能被称为档案”。［４］

第二种类型的档案概念以法国和西班牙为代表，由于主张“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料如何，都是档案。”［５］故实际上认为，档案阶段开始于文件运动的现行阶段。也就是说，文件刚刚正式签署形成、开始发挥现行作用，就可以被称为档案。

第三种类型是国际档案理事会主编的《多语种档案术语词典》提出来的。该词典的法语档案定义与上述第二种类型的法国定义基本相同。英语定义则指出，档案是“由形成者或其职能的继承者为自己利用，或由适当的档案馆因其档案价值，而保存的经过挑选或未经挑选的非现行文件”，也就是说将档案限定为“专门是由‘非现行’文件组成的”。［６］如果仅仅突出后者“非现行文件”的特点，则可以认为它将档案阶段的起始点限定在文件的现行性消失、暂存（休眠）阶段开始的时候。

第四种类型以中国的为代表。我国一般认为，档案阶段是在文书处理程序完毕归档保存时开始的。然而，“文书处理程序完毕”对不同的文件，含义并不相同：对收文，意味着现行期的结束和暂存（休眠）期的开始；对本单位发文和许多科技文件，则意味着现行期刚刚开始，还是现行文件。所以，我国档案阶段的起始点实际上有两个：现行期公共管理论文