公共管理论文 ：使用《中档法》分类标引的几点看法[1]

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《中国档案分类法》（以下简称《中档法》）第一版１９８７年１２月出版一年多后，我院就开始按它进行档案分类标引了。实践证明，《中档法》第一版所设类目太粗，远远不能满足实际标引需要。１９９７年１２月出版了《中档法》第二版，把类目由一版的５千条扩展到１０万条，基本能满足全国档案分类标引需要，但我们在使用中仍发现不少问题有待解决。

我院档案的分类标引是在著录时与主题标引同步进行的，至１９９９年底，库存３万５千卷文书档案和科技档案（科研、设计、基建、设备等）已全部著录和标引完毕，并逐步输入了计算机。我们在分类标引时遇到的难题颇多，这里谈几点看法，以就教于同仁。

一 深入学习

八十年代末以来，我们为了跟上档案工作标准化的步伐，学习了一些有关分类标引和主题标引的著作和分类法。经常反复学习的有１９８６年出版的孙钢编著的《档案著录与标引手册》，１９８８年出版的邹步英等编著的《中国档案分类法的理论与使用》，１９９８年出版的邓绍兴编著的《档案分类法》，１９９９年出版的邹步英等编著的《中国档案分类法使用手册》。我们深感，只有在反复学习中使用，又在使用中反复学习才能做好分类标引工作。

二 全面返工

前面提到，我院著录标引工作起步较早，当时只能按《中档法》第一版做粗标引。待《中档法》第二版出来时，绝大部分库存档案已著录标引完毕，并输入了计算机。粗标引的结果是成百上千个案卷标的是同一个分类号，很难达到分类检索的要求。《中档法》第二版的类目比第一版增加了二十倍，很多类别有了细目，原来的粗标引必须返工作细标引。再者，《中档法》第二版对第一版的结构、类别也有所调整、修改，如二版把一版的“一主表二附表”改为了“一法四表”，取消了工业复分表，增加了科技档案复分表，取消了Ｒ基建类中的综合类，等等，就是具体类目的含意也有些变动。这意味着，按第一版标引的不少类号必须报废，重新按修改后的类目号标引。

我院的档案内容涉及到《中档法》Ａ至Ｕ１９个基本大类（其中工业基本大类Ｎ又分２１个类）的所有类别。返工量之大，可想而知。我们的作法是用微机打出全部目录，逐类逐条对照《中档法》第二版修改，然后再在微机上改一遍。

三 处理难题

大家知道，一个单位确定做分类标引后，对著录的所有档案都必须一条不落地标上分类号，否则建立的分类目录或数据库将是残缺不全的，进行分类检索时，未被标引的档案就会漏检。

孙钢同志在《档案著录与标引手册》中说分类法编制应做到：“有档应有类，要保证所有档案都能分到适宜的类目中。”我们在实际标引工作中深感《中档法》二版的“中华人民共和国档案分类表”远远没有达到“有档应有类”的水平，很多档案找不到适宜的类目做标引。也就是说，分类表还欠缺不少类目。这是标引人员最为难的一个问题。标引操作上还有一大难题是不必要的重复类目太多。一个事物或问题设了多个不同的类目，使标引人员弄不准用哪个类目号标引才对。

下面就谈一下我们解决这两个问题的作法和看法。

（一）对分类表欠缺类目号的解决方法

１采用上位类号标引。例如：关于人才开发问题的文件找不到相应的类号，可标ＢＣ４人事。又如：宝钢烧结厂烟囱设计，从ＮＧ冶金类Ｒ和建筑类中都找不到烟囱类目，只有标ＮＧ６１３３烧结厂燃烧系统。

２采用靠类标引。例如：关于法人代表的确定和变更的文件找不到相应的类号，可标与其接近的概念类号ＢＣ４３干部任免。又如：太原东山水泥厂车库设计，在ＮＷ６２水泥厂基建类中和Ｒ４建筑工程设计中均无“车库”类目号，可靠标ＮＷ６２４３水泥厂运输基建。

３采用“其他”类号标引。在上位标引和靠类标引都不宜表达时，无奈才采用这种方法。例如：一般供暖锅炉房在Ｒ类中却无类目，若用上位标引，住宅小区的锅炉房建筑只能标Ｒ４１２１作居住建筑的附属工程，而商业区的供暖锅炉房只能标Ｒ４１４２１作商业建筑的附属工程。这样就把同样性质的建筑标成了不同的号，显然不合理，影响检索的查全率。相类似的锅炉房都用Ｒ４１９２“其他”建筑设计类号标引，就能达到同样事物用同一类号标引的要求。
（二）重复类目的选用

在《中档法》的“中华人民共和国档案分类表”中有大量相重类目。其中有少量是必要的。这是因为档案分类是按职能分工设类，在不同职能类中不能共用一个相同的类目号标引。例如：干部任免”在Ａ党务、ＢＣ行政、Ｄ军事三个类目中都设了类目，就是必要的重复类目。但是，分类表中实际上还存在大量不必要的重复类目。之所以说它们是不必要的重复类目，笔者认为是编表时未严格按“共性集中”的原则设类目，把同样的事物在各大类中作了不必要的重复设类。例如：“档案馆”基建档案在分类表中按说有一个就行了，但实际却在５个公共管理论文