公共管理论文 ：论历史联系与档案的形态[1]

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摘 要：本文论述了档案是由档案内的文件、案卷、全宗、全宗群这些具体的形态构成的，具有层次性和结构性。重点阐述了档案的不同形态与历史联系结构的一一对应关系，
　　关键词：档案 历史联系形态
　　
　　1　历史联系
　　
　　1．1　档案历史联系的记录
　　在二元档案实践体系下，档案是由“文件实体集合”与“档案历史联系的记录”两种物质实体构成的。二者其一以单独形式存在时是不能构成档案的。只有在这两种物质实体有机结合和相互依存的状态下，档案才能形成。“文件实体集合”是一种看得见、摸得着的物质，这是毋庸置疑的。同样，“档案历史联系的记录”也必须转化为物质性存在——记录性文件，同时与“文件实体集合”相配合，才能显示出其存在的意义。
　　在这两种物质的比较中，对于档案工作而言，历史联系的记录是更为本质的物质。因为档案物质实体的构成成分之一——文件实体，在其转化为档案之前就已经存在，是文件管理阶段的产物。档案部门是在文件进入档案管理阶段后才介入，对文件实体进行处理。但是这种处理旨在将隐含在文件内容之中、客观存在的文件之间的历史关系加以抽象、固化、显现为历史联系，并创建具有记录历史功能的历史联系的记录。可档案工作并不涉及对文件内容本身的变更。如果仅靠文件材料就能独立、完整地记录历史，档案工作就失去了其存在的意义。我们应该明确，文件本身不能记录历史联系，档案历史联系的记录是档案人员工作物化的结果，档案一旦失去了历史联系的记录，就等于割断了历史的链条，呈现在我们面前的就只是一堆杂乱无章的文件材料，人类社会记忆的延续将无从谈起。
　　
　　1．2　文件与社会实践活动之间的对应关系、文件之间的历史关系、档案的历史联系以及档案历史联系的记录四者之间的关系
　　同一项社会实践活动，可以被看作一个完整的系统，是由若干相互联系、相互作用的事件组成的具有特定功能和运动规律的整体。系统的整体性决定了社会实践活动的每一个环节之间必然具有千丝万缕的联系，那么作为社会实践活动过程与内容记录的文件之间也必定承载着与形成它的那项社会实践活动一脉相承而又一一对应的关系。但是单份文件却不具有系统性，只能记录和反映孤立的事件和局部的片段，只有在反映该项社会活动原貌的文件整体中才能显示其价值。因为，文件“都是活动的产物，它的意义在很大程度上要依它与活动过程的关系而定。”可见，档案之所以成为档案，是由于它载运了单份文件不具有的、与社会实践活动的整体过程和发展脉络相对应的、自然形成的内在联系。其实，档案历史联系的记录所承担的功能就是将文件按照其内在联系串联成历史，记录一个历史事件的全过程。正如怀特所说，“档案的实质在于：它不仅记录了成就，而且记录了获得成就的过程。”
　　在档案实践中，文件实体整理与档案历史联系的记录是完全分离开的两个实践体系。“档案的历史联系”是对文件之间客观历史关系的反映，文件之间的历史关系根源于文件与产生这些文件的社会实践之间的内在联系。档案历史联系的记录是对档案历史联系固化的结果。但档案学家不可能进入客观的历史事实，因为档案的历史联系是对文件之间历史关系的一种抽象认识和主观再现，是对历史原貌的无限逼近，而不是绝对还原。所以，档案学家在重构历史信息体系的过程中，应当发现其所构建历史的内在逻辑。所谓历史逻辑就是指档案的历史联系，由来源联系、事由联系和时间联系组成。那么，历史联系的记录是如何体现历史逻辑的呢?
　　
　　2　档案的形态
　　
　　从理论上讲，档案历史联系的记录是一个抽象的概念，并非对应单一的物质实体。而在实践中，档案是有多种形态的，由档案内的文件、案卷、全宗、全宗群构成，具有层次性和结构性。可以说，这些具体的档案实体形态是档案历史联系记录的外在表现形式，与历史联系的结构一一对应。
　　
　　2．1 案卷层次
　　案卷是档案管理中一个重要的概念，它既是档案的最小保管单位，也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一。《简明档案学词典》是这样定义它的：“案卷是把处理一件事情或属于一个问题、一项活动的文件组合在一个卷夹或卷皮中的有机文件单元。”可见，卷内文件的相互关联性，是案卷概念产生和存在的真正内涵和意义。当然，这个定义是对案卷内涵的准确描述，不过是站在档案工作的角度上诠释它的。果我们侧重于案卷在历史联系中所起的作用对其进行定义，就可以更加洞穿其本质。简而言之，案卷就是对同一具体事由的文件按其形成过程排列而产生的具有密切联系的文件组合体。
　　当然，这里的事由指的是一件具体的事，一个具体的问题，一项具体的活动，一项具体的工作等。它是一个具体的概念，囊括的都是单项的事情，具有相对独立性。从记录历史的角度分析，事公共管理论文