公共管理论文：档案利用数据统计与实际效益[1]

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收集(或搜集，下同)和管理档案的根本目的，除了不使其散失和安全保存外，主要是为了开发与利用。而在档案信息资源开发利用工作中，存在着传统式的被动(即坐等)服务形式和不重视档案利用信息反馈的两大 问题 ，已严重 影响 着档案信息资源的开发与利用和档案事业的健康 发展 。本文针对问题，结合笔者所在的绍兴地区实际，重点对档案利用数据统计与档案实际效益作一探讨，与档案界同仁商榷。
　　一、当前，在档案信息资源开发和信息反馈工作中存在的主要问题
　　(一)局限于档案利用数据统计，不求档案的实际效益。各地各级档案行政管理部门，每到年终在要求基层档案馆(室，下同)编制年报，了解档案利用情况时，只需统计几个利用数据，如利用人数、利用档案卷(册)数、页数及复印数据数等，而不了解通过档案信息资源的开发与利用，而所获得的 社会 效益和 经济 效益。收集统计档案利用数据，虽然亦能反映档案的利用情况，但这是表面现象，说明不了档案给社会和经济建设带来的价值和作用。也就是说，统计几个数据只能揭示表现现象，而不能揭示档案利用的实质，即实际效益。这是各地各级档案部门普遍存在的一个问题。
　　(二)在档案馆查(借)阅利用时，只要求填写其利用目的，不求深层次了解，失去档案利用信息反馈的机会。在通常情况下，利用单位和利用人来档案馆查(借)阅档案时，均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外，就是还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单，如“工作 参考 ”、“提供产权依据”等等。由于不作深层次了解，利用结束亦就了结，而失去了档案利用信息反馈的机会。档案信息资源的开发与利用，可分两个阶段。第一阶段，又可称初级阶段，即利用者到档案馆查(借)阅档案或档案馆主动为利用者提供档案，这时只反映档案利用情况；第二阶段，又可称为高级阶段，即档案通过利用者在工作、 学习 、生产等社会实践中的利用，不同程度会产生一定的社会效益和经济效益，也就是体现了利用档案的作用和价值，通过信息反馈而求得。而要取得这种信息，事先必须有所了解和掌握，即在利用时有目的地作些深层次了解，并一一记录在案，以利日后跟踪调查。
　　(三)有了利用实例，不求汇集编发重返社会。有些馆虽也注重档案利用信息反馈工作，收集有价值的档案利用实例，但只是作为档案目标管理认证和达标的材料，因此收集后就将实例束之高阁，不汇编发表，重返社会，影响档案信息资源的开发与利用。如果将利用实例编发，不但会促进档案的开发利用，使社会和全民更加认识档案、了解档案，使档案的使用价值得到进一步发挥，而且可大大提高档案馆的社会地位和知名度。
　　(四)编研工作滞后，远远跟不上档案信息资源的开发利用需要。因为，利用单位不了解馆藏情况，即你馆藏中究竟有些什么资料可供社会利用。因此，档案管理人员必须了解信息社会动向和需求，结合馆藏实际，有目的、有计划地编研一些参考性、指导性的资料，提供社会利用。然而，各地各级档案馆编研工作滞后，跟不上社会发展和经济建设的需求，影响档案信息资源的开发与利用。
　　二、档案馆应在了解和掌握档案利用实际效益上下功夫。
　　综观各地各级档案馆都能够把每年档案资料查阅利用情况反映出来，即某某年查阅有多少人次、多少卷(册)档案，但该年数百人次、数百卷(册)档案，有什么社会效益和经济效益呢?却一无所知或知之不多。为此，笔者认为档案馆查阅利用情况需要了解和统计，但更重要的要从了解和掌握档案利用实际效益上下功夫，即了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。要想取得成果，除了要求利用者主动反馈信息外，档案馆亦可进行跟踪调查。调查收集档案利用实际效益，主要有以下六大作用：
　　(一)有利于了解档案的价值和作用。《档案法》第二条称：“本法所称的档案是……对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的 历史 记录。”但了解档案是否具有保存价值，最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用，最有价值的档案也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用和开发，才能了解档案的价值。过去不少单位和领导，为什么对档案工作不够重视和支持，主要一个原因是档案部门长期处在“封闭”状态，单位和领导也认为档案不能给本单位出效益、出成果。其实无数事例证明，这完全是一种偏见和误解。有保存价值的档案，一般都具有利用价值，但其价值的大小，必须通过利用，一旦利用一定会产生一定的社会效益和经济效益。
　　(二)有利于档案的鉴定工作。众所周知，档案的保管期限定为永久、长期、短期三种，档案到了规定的保管期限，就要组织鉴定，确定其销毁还是延长保管期限。而档案的价值是鉴定时必须考虑的一个重要因素。档案利用频率高、周期长，即使已到规定的保管期限，也应继续延长其保管期限；反之，公共管理论文