公共管理论文：关于发挥综合档案馆社会功能的思考[1]

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由于档案馆本身的性质和任务，决定了它具有广泛的 社会 功能：即它不仅有保存和积累国家档案财富的功能，还有向社会传播档案信息、承担宣传 教育 ，为社会的 经济 、 政治 、 科学 、文化等各方面服务的功能。为社会服务是一个既古老又现实的 问题 。由此，引发了笔者对新时期更好地发挥国家综合档案馆社会功能的几点思考。

一、集中优势力量，加强综合档案馆的建设

综合档案馆是按行政区域设置的收集和永久保管多种门类的档案和有关资料，并向社会提供利用的机构。它更是面向社会，面向大众，为本地区广大群众服务的信息中心和文化阵地。 目前 ，我国各级各类档案馆有３５７４个，保存着整个国家各种门类各种载体的档案，总馆藏量１７６亿多卷件　。在这个档案馆网中，国家综合档案馆有２９８０个，其他门类的档案馆有５００多个。这样一个庞大规模的档案 网络 体系，需要多少资金，耗费多少人力、物力才能支持它的持续 发展 呢处于转型期的国家或地方，用于发展提高综合国力的资金是非常有限的。而档案馆是社会公益性事业单位，资金的投入主要是依赖国家。如果不突出重点，不管它发挥的作用大小，也不管它是否与当地的经济发展相适应，一味地强调档案馆要上规模、上档次，将有限的资金一点一点地分割，将对综合档案馆的进一步发展构成威协，同时也会 影响 其他各级各类档案馆的发展，其最终结果将影响到整个档案事业的向前发展。

传统管理模式上追求档案馆小而全的观念，造成布局不合理，投资分散的现象，使资源得不到优化配置，尽管基层档案工作者付出了很多辛劳，却难以发挥它的社会功能，也很难长久立足于社会。

综合档案馆，特别是省市以上的档案馆，无论是在丰富的馆藏、技术装备、管理水平，还是在人员素质与结构方面都是其他各级各类档案馆无法比拟的。我们应该充分利用它的综合优势，集中力量建设好大中型综合档案馆，发挥其中心馆的效应，以它们为龙头，实行名牌战略，带动其他各级各类档案馆的发展，从而赢得政府的支持，社会的认同，推动档案事业的向前发展。

评价我国档案事业，不能仅仅停留在档案馆的数量上，而要看它是否与经济发展、社会的需求相适应，它的布局是否合理，是否有利于档案的保管和利用，是否有利于档案馆功能的发挥。在我国经济建设的 历史 中，经常出现片面追求数量，而忽视质量的问题。当前，在我们档案馆的布局上也要予以高度重视，要注意它的科学性、合理性，避免出现小而全，投资分散，功能不全的状况。投资要尽量集中，保证重点，使其效益充分发挥，并带动其他各级各类档案馆的发展。这也符合国家抓大放小的方针。对于一些部门档案馆、专业档案馆、或产生档案数量不多、结构单一的地区应少设，或不设档案馆。避免出现争相设立部门和专业档案馆的倾向。过于庞大、过于分散的布局，一方面使资金使用分散，造成人、财、物浪费，另一方面将使一地区形成的有价值的档案保存过于分散，不利于档案信息资源的合理流向；也会使综合档案馆馆藏 内容 仍局限于“党政档案”，造成结构单一，与综合档案馆名实不符，难以发挥其社会功能。因此，国家档案行政管理部门要充分认识这一点，同时要争取国家在政策导向，资金投入上向综合档案馆倾斜，以保证档案事业的持续发展。

二、加强综合档案馆馆际之间的横向联合，形成合力

加强综合档案馆的横向联合，形成规模效应，将丰富的档案信息，以整体优势向社会提供服务，将更显综合档案馆的实力。

我国不同档案馆的档案信息资源的构成状态，无论是数量上，或是质量上都存在很大差异，但各自又有自己的特点、各自的优势，如果加强横向联合，发挥各综合档案馆馆藏的综合优势和互补效应，打破区域界限，从更广阔的空间加强联系，提供综合服务，联合开发档案信息资源，实现档案信息交流的最大流量和最佳服务，使档案的利用向广泛、纵深发展，那么档案馆的社会功能也将得到充分发挥。我们可以通过建立档案馆网、或以档案信息服务集团的方式，实现档案信息资源的交流与协作，形成合力，为今后加入社会的信息网络打下基础。
三、优化馆藏档案结构，提高馆藏档案质量

目前 各级各类综合档案馆的档案，普遍存在着精芜混杂，结构不合理的 问题 。尽管在１９８６年２月７日国家档案局制发的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》中规定了收集建国后档案的范围，但实际上，馆藏档案中各级党政机关、群众团体产生的文书档案多， 科技 档案、专门档案极少。使其名为综合性档案馆，实为党政机关档案馆。加之，还存在着大量重复的档案及长期卷档案没有及时进行鉴定。这一系列问题严重 影响 了档案馆功能的发挥。

虽然政府的档案可以看作不只是政府机构的 历史 记录，而且是一种重大的文化和 科学 的信息资源，在国家信息系统中，机构成了其中一个有意义的、基本公共管理论文